Cómo generar facturas electrónicas para la Administración

Muchos clientes de nuestra gestoría en Palma de Mallorca se encuentran ante la obligatoriedad de generar una factura electrónica para la administración y nos llaman preguntando qué es este tipo de factura y cómo pueden hacerlo. La factura electrónica, en términos generales, es un documento emitido por medios electrónicos que justifica la compraventa de bienes o servicios. Si tu también necesitas ayuda con la emisión de facturas electronicas en Palma de Mallorca no dudes en contar con nuestra gestoría.

Para cumplir con los requisitos de la Administración pública, la factura electrónica debe ser en formato estructurado, generada mediante un código informático como XML. Este formato permite la transmisión automática de la factura entre los sistemas de facturación del proveedor y del cliente. Así, al emitirla, se registra automáticamente en el sistema del cliente con todos los detalles esenciales, como el número de factura, fecha de emisión, datos fiscales del emisor y receptor, descripción de los servicios, impuestos, entre otros.

Cómo generar una factura electrónica para la Administración pública

El requisito primordial es utilizar un programa informático capaz de crear facturas electrónicas en formato estructurado. Muchos programas de contabilidad ofrecen a sus usuarios generar este tipo de facturas.
También existe la posibilidad de utilizar un programa informático gratuito para facturar a las a las AA.PP y que puedes descargarlo desde la página www.facturae.gob.es. En esta página podrás encontrar todo lo que necesites saber sobre la factura electrónica en España.

Como alternativa, puedes optar por contratar los servicios de un tercero que se encargue de gestionar tu facturación electrónica con la Administración, lo que la Agencia Tributaria denomina como «facturas expedidas por terceros».

Las facturas electrónicas deben cumplir con los siguientes requisitos específicos

• Configuración en un lenguaje informático estructurado (XML, Facturae, etc.).
• Firma electrónica, la cual suele incorporarse automáticamente mediante el sello electrónico del programa informático de facturación.
• Indicar el destinatario de la factura, incluyendo los datos de la oficina contable, el órgano gestor y la unidad tramitadora, información proporcionada por la misma Administración pública.

Para validarlas, las facturas deben ser remitidas a un punto general de entrada de facturas electrónicas, facilitado por la Administración pública para sus proveedores. Estos puntos generales actúan como una ventanilla electrónica única para entregar facturas a diversas entidades gubernamentales.

El principal punto de acceso es FACe, creado por la Administración central, que permite facturar a la mayoría de las administraciones públicas, tanto autonómicas como locales.

Con el objetivo de facilitar el proceso a sus proveedores, el Gobierno central desarrolló su propio programa de facturación electrónica llamado Facturae.

¿Qué es Facturae?

Facturae es un programa de facturación electrónica instaurado en 2015 para la emisión de facturas a la Administración pública. Además, es el nombre del formato de factura aceptado por la Administración.

Este enfoque puede recordarte al dicho «él se lo guisa, él se lo come». En este caso, la misma Administración que impuso la obligación de emitir facturas electrónicas a sus proveedores diseñó la forma de hacerlo. No obstante, es importante destacar que la plataforma es de acceso gratuito, eliminando la necesidad de incurrir en costos adicionales al tener a la Administración como cliente. También puedes hacer como muchos de los clientes de nuestra gestoría en Palma de Mallorca y nos encargaremos de emitirlas por ti.

Cómo utilizar Facturae

Primero, descarga la aplicación de escritorio e instálala en tu ordenador, ya que hay versiones disponibles para Windows, MacOS y Linux. Después de la instalación, elige el idioma entre las cuatro lenguas oficiales (castellano, catalán, euskera y gallego) o inglés.

Al acceder a la ventana principal de la aplicación, encontrarás:

• El Árbol de facturas, que muestra todas tus facturas: emitidas y enviadas, recibidas, anuladas y rectificativas.
• Un menú para generar facturas, recibirlas o realizar búsquedas avanzadas.
• Un filtro de facturas según el emisor, receptor y concepto.
• Opciones de importar y exportar facturas.
• Un listado de facturas.
• Funcionalidades especiales para visualizar, editar o firmar facturas, adjuntar documentos o ver facturas en formato XML.
• Un histórico con estadísticas sobre el uso de la aplicación.

Para generar una factura para la Administración, selecciona la opción «Generar factura» y completa todos los campos necesarios, como el número de factura, fecha de emisión y operaciones, datos del cliente o receptor, importes por servicio, etc.

Facturae está conectado a FACe, lo que te permite enviar tus facturas electrónicas a la Administración directamente desde el programa.

Aunque Facturae fue diseñado para proveedores de la Administración pública y ofrece beneficios como estar conectado a FACe y cumplir con normativas específicas, presenta algunas desventajas. Pero, antes de comentarlas, presentemos primero las ventajas:

• Es gratuito y está conectado a FACe, la ventanilla de entrega de facturas electrónicas a la Administración pública.
• Cumple con normativas de facturación electrónica al sector público.

Desventajas de Facturae

• Aplicación de escritorio, lo que puede ser inconveniente si no tienes acceso a tu ordenador.
• El formato estructurado no permite la importación directa de facturas en PDF o .jpg, requiriendo la transformación previa a formato XML.
• Dificultades de interconexión con otros programas de facturación electrónica que no admitan el mismo formato (facturae).
• Limitado servicio de ayuda técnica sin asesoramiento sobre facturación y fiscalidad.
• No es necesario para autónomos, ya que no están obligados a emitir facturas a la Administración en formato estructurado y existen alternativas más beneficiosas.