¿Cómo se numeran las facturas según Hacienda?

Las facturas son documentos muy importantes que van de la mano con toda actividad comercial. Muchos de los clientes de nuestra gestoría en Palma, al darse de alta como autónomos se encuentran con el problema de que no saben muy bien como emitir una factura. Una factura para que este correctamente emitida debe contar con una serie de datos obligatoriamente y uno de ellos es el nº de factura.

En muchos casos, estamos muy acostumbrados a utilizar programas de facturación o realizamos de cualquier manera las facturas, pero a menudo se nos olvida lo más básico. Por ejemplo, cómo numerar las facturas correctamente y cómo actuar si detectamos algún error en esta numeración.

¿Cómo es la numeración de las facturas?

La numeración de las facturas es un procedimiento que se usa para efectuar un control estricto sobre las mismas. Es la única forma de cumplir con las obligaciones de Hacienda en caso de inspección y, aún más importante, para evitar posibles inspecciones por no hacer las cosas bien.

De hecho, la numeración de las facturas es tan fundamental que, además de ser uno de los elementos más esenciales de la factura, está contemplada específicamente dentro del Reglamento de facturación.

¿Qué dice el Reglamento de facturación sobre la numeración de las facturas?

El Reglamento de facturación es muy concreto sobre cómo realizar la numeración de las facturas: toda factura emitida ha de estar numerada para estar correcta, por lo que es muy importante saber cómo se hace esto.

En primer lugar, la numeración de las facturas debe ser correlativa, para que no se confunda con ninguna otra en el mismo año fiscal. Además, la numeración tiene que guardar una lógica correlación con la fecha de emisión de la factura, que es otra de las partes fundamentales de una factura.

Sobre la inclusión de una serie, el reglamento de facturación concreta que el número, que puede ser el mismo del año en curso, siempre ha de estar delante del número de la factura. También hay que considerar que ambos números deben estar separados, siendo la manera más frecuente con el guión medio o la barra inclinada.

Reglas que debes de seguir en la numeración de tus facturas

Conocer cómo numerar facturas es muy sencillo si se manejan las reglas básicas para hacerlo: deben ser correlativas entre sí, emitirse en perfecto orden cronológico y, en caso de contarse dentro de una serie, han de ser correlativas también dentro de esa serie.

Numeración correlativa de las facturas

Esto significa que los números deben sucederse de forma natural, sin saltos y sin volver nunca atrás en el tiempo, en orden cronológico, sin falsear una factura para que conste antes de otras.

Definición de serie y número de factura

Esto que viene ahora es una gran ventaja para los emprendedores que estamos empezando: la numeración de la serie y el número identificativo de las facturas pueden ser elegidos, al principio, por lo que la primera factura no tiene por qué ser la 1. Podemos empezar en la número 30 si nos va mejor, para que parezca que llevamos un volumen de facturación más alto, pero a partir de ahí sí hay que seguir el orden correlativo en la numeración de las facturas igual.

Con la serie pasa igual, se puede utilizar un número para cada cliente o bien elegir el año en curso, pero es aconsejable seguir las recomendaciones de Hacienda:

• No se han de usar letras minúsculas para esta serie, sino únicamente mayúsculas.
• Es aconsejable no usar espacios en blanco para separar las numeraciones, siendo mejor la utilización de caracteres tales como el guión medio o la barra inclinada.
• La serie siempre ha de estar delante de la numeración de las facturas y separada de ésta, tanto por un espacio en blanco como bien por un carácter como los comentados anteriormente.

¿En qué situaciones se ha de emitir las facturas con diferente serie?

Existen situaciones en los que la ley obliga a usar distintas series en las facturas. Por ejemplo, si tienes diferentes líneas de venta, como venta de productos y prestación de servicios, has de facturar cada actividad económica de éstas en una serie distinta.

• Las facturas rectificativas han de mostrar su propia serie, que las distinga del resto.
• Las facturas completas y las simplificadas han de ser asignadas a sus series.
• También mostrarán su propia serie las facturas emitidas por terceros.
• Además, en algunos casos muy concretos, como pasa con algunas facturas judiciales, precisan su propia serie de facturación.
• Otro caso aparte son las facturas por entrega de dispositivos electrónicos tales como smartphones, tablets, consolas de juegos, así como de materiales concretos como el paladio, la plata o el platino, en diferentes formatos, siempre que impliquen la inversión del sujeto pasivo.
• Las facturas intragrupo también han de mostrar su propia serie de facturación.

Es importante numerar correlativamente facturas y series. Hacienda permite realizar tantas series como queramos.

¿Es posible usar diferentes series en la numeración de las facturas?

Sí, es posible usar diferentes series en la numeración de las facturas para llevar a cabo un mejor manejo de los distintos clientes, pero hay casos en los que también es obligatorio hacerlo para numerar las facturas correctamente. Y nosotros, en nuestra gestoría en Palma de Mallorca, te podemos ayudar en todos estos procesos. Para que te puedas dedicar a lo tuyo, a tu actividad empresarial, sin preocuparte de estos trámites.

¿Hay que cambiar de serie de numeración con el cambio de año?

No, el único requisito obligatorio con la numeración de las facturas es que los números guarden correlación, ya sean emitidas en una única serie o en series diversas. Aun así, hay quien resetea la numeración de las facturas cada cambio de año, para simplificar mejor este proceso. En este caso, es aconsejable incluir las dos últimas cifras de cada año por delante del número de factura, para un mejor control de la situación con una simple mirada.

¿Qué pasa si hemos tenido un error en la numeración de una factura?

En caso de haber cometido un error en la numeración de las facturas hay varias posibles soluciones:

– Emitir una factura rectificativa.
– Si el error es duplicar el número, pero aplica a dos facturas del mismo trimestre, es posible corregirlo de forma manual, porque no tiene relación con el pago del IVA a Hacienda.
– En caso de que nos hayamos saltado un número de factura se puede crear una factura intermedia, con valor de 0 euros, para arreglar el error y justificar que no falta ninguna otra factura en dicho intervalo, o también podemos no hacer nada. En esta última alternativa, habrá que poder demostrar luego que este error no interfiere en la correlación de las facturas emitidas.

¿Las facturas rectificativas tienen que llevar una numeración especial?

Sí, las facturas rectificativas han de estar numeradas y mostrar una numeración correlativa. Eso sí, es una numeración al margen de las facturas habituales, por lo que sólo tenemos que considerar las facturas de este tipo que hayamos emitido previamente.

¿Las facturas proforma se tienen que numerar?

No, porque carecen de valor a nivel fiscal ni contable, ya que se emiten simplemente a nivel informativo. Para orientar al comprador sobre cómo va a ser la factura oficial.

Si estás interesado en darte de alta autónomo en Palma de Mallorca, en nuestra gestoría en Mallorca podemos encargarnos de todo por ti.