Evitar sanciones en una inspección de trabajo

Cuando una inspección de trabajo se presenta en nuestro negocio, la pregunta es obvia: ¿pueden sancionarnos por algo? En ese momento es lógico preguntarse qué cosas podemos estar haciendo mal y si van a multarnos por ello. En nuestra gestoría en Palma hemos notado que este es un tema preocupa a nuestros clientes, talvez motivada por el revuelo montado por el polémico control de horas trabajadas que ha entrado en vigor. Sin embargo para evitar sanciones debes tener toda la documentación en regla.

Para evitar problemas, en efecto, lo mejor es ponernos en manos de profesionales del asesoramiento laboral. Expertos que nos lleven no sólo la contabilidad y los impuestos, sino también esta importantísima parte de nuestra gestión de la empresa. Un servicio que no es caro, porque se adapta a nuestra facturación y tamaño como empresa, pero además nos puede suponer un verdadero ahorro: porque lo más caro e innecesario es asumir las sanciones, por parte de la Seguridad Social o Hacienda, que sí o sí vamos a sufrir si no hacemos las cosas bien.

¿Cuándo podemos recibir una inspección?

No hace falta que nos denuncie nadie: la inspección de trabajo puede acudir, a nuestro negocio, por simple azar. Es un procedimiento sistemático de la Seguridad Social, para controlar que se cumple la Ley con nuestro personal. Por ello, no sólo sirve para sancionar, sino antes de nada para informarnos: qué hacemos mal y cómo corregir esos errores.

Pero es bueno que lo sepamos por nuestra cuenta, y cuanto antes, si queremos evitarnos problemas. En nuestra gestoría en Mallorca estaremos encantados de ayudarte, para tenerlo todo en regla y no llevarte sorpresas desagradables.

Todo centro de trabajo es un posible objetivo de una inspección. El/la inspector/a de trabajo acudirá a nuestro negocio para verificar que cumplimos con la Ley vigente, pero sí es posible que seamos denunciados en la Inspección de Trabajo. O a través del Buzón de Lucha contra el Fraude Laboral.

Si todavía eres de los que piensas que no es urgente cumplir la Ley de Trabajo, aquí tienes un dato: en 2017, se notificaron en España 85.421 infracciones, lo que ha resultado en sanciones por casi 280 millones de euro en total.

¿Cómo debo actuar ante una inspección de trabajo?

Nosotros nos ocupamos de que nuestros clientes estén cubiertos, de cara a estas inspecciones de trabajo.
Porque aquí no sirve la improvisación: no hay que esperar a que el/la inspector/a se presente ante nosotros, obviamente, para empezar a hacer las cosas bien. Los deberes hay que tenerlos antes.

Y es que una vez que estemos ante una inspección, ya es tarde: no hay mucho más que podamos hacer salvo, por simple obligación, mostrarnos colaboradores en todo. Hay que entender que se trata de un procedimiento de la Administración y no puedes negarte a ello.

El/la inspector/a de trabajo tiene todo el derecho a entrar en tu negocio y verificar el cumplimiento de la Ley, inclusive con apoyo de las Fuerzas de Seguridad. Tampoco tienen por qué avisarnos de su venida.

Los inspectores tienen los siguientes derechos, al iniciarnos una inspección en nuestro negocio:

• Pueden entrar en cualquier dependencia del negocio y hasta hacerse acompañar, por cualquiera miembro del personal, que no podrá negarse a esta petición.
• Pueden exigir la presencia del empresario o de cualquier empleado concreto, dejando constancia de ello en las actas de inspección.
• Pueden solicitar la identificación de toda persona que se encuentre en el centro de trabajo, aunque aquí hay un vacío normativo: esas personas presentes en el negocio, empleados o no, no están obligados a enseñar su DNI o NIE. Si no quieren hacerlo, el inspector no les puede obligar.
• Los inspectores no tienen por qué identificarse como tales, si así lo deciden, para recabar de incógnito información, sin que el empresario o su personal se enteren. Ahora bien, tú sí puedes pedirles que se identifiquen cuando desees.
• Pueden pedirnos los documentos que estimen oportuno, citarnos en sus oficinas, recoger muestras, analizar las características del local, etc. También pueden solicitarnos las contraseñas de los ordenadores, hacer fotos y vídeos, grabar sonido y realizar cualquier medida legal que les ayude a demostrar una posible infracción.
• Los documentos que pueden exigirnos los indicamos al final del artículo.
• Ante la sospecha de que se puedan modificar u ocultar, en nuestro negocio, las pruebas de una infracción, los inspectores tienen derecho a tomar medidas cautelares para evitarlo.

Si trabajas desde casa, la cosa cambia bastante: el inspector de trabajo tendrá que contar con tu autorización o la de un juez. Esto es una gran ventaja, porque nos evita el factor sorpresa.

¿Qué pasa si nos oponemos a la inspección?

NO debemos hacerlo, bajo ninguna circunstancia. Cualquier comportamiento que obstruya la inspección puede ser motivo de sanción:

• Una falta leve tiene que ver con los retrasos en información, comunicación o comparecencia.
• Las infracciones graves o muy graves son las obstrucciones directas, a la labor del inspector en al centro de trabajo.
  Por ejemplo, no dejándole entrar. Sobra decir que cualquier coacción hacia el inspector, así como la no colaboración, será motivo de infracción grave o muy grave.

¿Y qué pasa si en la inspección de trabajo deciden que no cumplimos con la Ley?

Si el inspector de trabajo concluye que no cumplimos la Ley de Prevención de Riesgos Laborales, lo normal es que comience un requerimiento de subsanación de incidencias. Este proceso podría terminar con una sanción, que es independiente del plazo que te dan para corregir esas irregularidades: es decir, la multa no te librará de realizar las correcciones de errores que debiste subsanar ANTES.

Si a pesar de todo no cumples, con dichas correcciones, y persistes en dichos incumplimientos, lo siguiente que vas a sufrir es un acta de infracción.

¿Cuáles son los plazos para apelar una sanción laboral?

Hay cuatro fases, desde que nos visita el inspector, que debemos tener en cuenta por los plazos:

1. Inspección en nuestro negocio.
2. Imposición del acta, como máximo, 9 meses después de la inspección.
3. Nos llega la notificación certificada, 10 días después de la imposición del acta (como máximo). Si llega fuera de plazo, podría ser nula, lo que nos será favorable de cara a alegar.
4. Una vez recibida la notificación, tenemos 15 días hábiles para alegar la resolución.

¿Te ha llegado ya la notificación de la sanción?

Es bueno revisar esta notificación, por si tiene errores importantes, dado que puede ser considerada nula. También debería llegarte en los 10 días hábiles siguientes al acta.

Nunca ignores una notificación, porque el proceso administrativo puede seguir igualmente y perderás tu derecho a recurrirlo. Tras la imposición del acta, recuerda: tienes un mes para recurrir.

Además de esto, ten en cuenta estos puntos:

• Los motivos del inspector deben ser suficientes para un acta y posible sanción. Si puedes demostrar que no se han producido infracciones, con pruebas, deberías adjuntarlas en una alegación.
• También tienes derecho a revisión, de tu expediente sancionador. Y al trámite de audiencia: un procedimiento administrativo según el cual nadie puede ser condenado sin antes haber sido oído.

¿Qué documentos debo tener disponibles ante una inspección?

Como otros documentos contables y fiscales, la documentación laboral se debe guardar por un mínimo de 4 años, incluso después de haber finalizado nuestra actividad empresarial. Estos documentos son:

1. De constitución: escritura de constitución de la sociedad. Resguardo de inscripción de nuestra empresa en la Seguridad Social. Etc.
2. Contables: Libro Mayor, balances y otros documentos contables.
3. Fiscales: inscripción en el IAE. Declaración del Impuesto de Sociedades, de retenciones del IRPF (modelo 190). Declaración de operaciones con terceros (modelo 347). Etc.
4. De Seguridad Social: inscripción, afiliación, altas y bajas a la Seguridad Social. Comprobantes del abono de cuotas, etc.
5. Laborales: contratos de trabajo, nóminas. Horarios de los empleados y calendario laboral. Resumen mensual de horas ordinarias, complementarias y extraordinarias (obligatorio desde marzo de 2019). Documentos exigidos en la normativa de prevención de riesgos laborales. Etc.

Si todavía tienes dudas o quieres asegurarte de que cumples, para evitar problemas y multas, en nuestra gestoría en el centro Palma ofrecemos servicios de asesoramiento laboral integral y te guiaremos para que estes seguro y protegido frente a posibles sanciones.